1.答復客戶詢盤：

如果是老客戶，老產(chǎn)品，一般在客戶下P.O （Perchase Order）之前，都會和相關(guān)業(yè)務員詢問有關(guān)該產(chǎn)品的最新價格，交貨期，訂單數(shù)量，等等。

作為外貿(mào)業(yè)務員，當然要及時客觀的回答客戶的詢價，爭取客戶盡快下單。當然，回答客戶之前，要和該產(chǎn)品的供應商（生產(chǎn)廠）確定該產(chǎn)品的交貨期，價格是否有變化，等等。一旦確定，及時回復客戶。

如果是新客戶，那當然要問清產(chǎn)品品名，型號，數(shù)量，交貨港，并聯(lián)系工廠，詢價，爭取最好價格，因為是新客戶，價格要低一些，爭取先建立起業(yè)務關(guān)系。

2.報價：

一旦上面和工廠，海運公司詢問海運費等費用后，業(yè)務部的相關(guān)外業(yè)務員要及時回復客人查詢，報價要明確貨物品名，型號，數(shù)量，包裝方式，交貨期，付款方式，及柜型和外貿(mào)術(shù)語，交貨港，等，

并盡快做PI(Peroforma Invoice)，以PI形式給客戶做正式報價。

3.得到訂單：

當然，客戶不一定一次性就會接受你的報價，客戶會讓你給些DISCOUNT,你要看你價格的利潤空間，如果你的利潤還可以，可以給客戶一1~2%的DISCOUNT,但要讓客戶看出你很為難，這樣客戶會很珍惜你的讓價，并會欣然接受這個讓價。

同時，客戶一定會和你探討付款方式，對于老客戶當然沒得說，以前是怎么做的這票貨還是那么做。

但是對于新客戶，最把握的方式是通過即期信用證，如果客戶不同意，可以30%定金隨訂單，70%裝船后，憑掃描提單正本，付款，收到付款后，快遞正本提單給客戶提貨。

這個付款條款一般會經(jīng)過多次商談才能確定，不同客戶不一樣的。但是，我們的把握住一點，就是必須保證貨物所有權(quán)在沒有收到全部貨款前在我們手中。

這樣經(jīng)過多次洽談，你會很快收到客戶正式的訂單 PO.Perchase Order。

4.下生產(chǎn)訂單：

得到客人的訂單確認后，外貿(mào)業(yè)務員一定要認真核對客戶訂單上的價格，品名，規(guī)格，付款方式，交貨港，目的港，包裝等等條款和事先和客戶達成的是一致的，確定客戶沒有私自更改，或者客戶書寫錯誤。

確認無誤后，制作工廠備貨訂單給工廠下生產(chǎn)單，安排工廠生產(chǎn)計劃。

5.業(yè)務審批：

外貿(mào)業(yè)務部收到客戶訂單后，首先做出業(yè)務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。

合同審批需附上外商訂單傳真件，或E-MAIL件，或訂單表單等打印件，與工廠的收購合同。

審核表要由相關(guān)業(yè)務員簽名，外貿(mào)業(yè)務部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。

如外商訂單金額較大的，或需要事先給國內(nèi)供應商（生產(chǎn)工廠）預付款和或者對外有傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批。

合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進跟單員跟進。

6.下達生產(chǎn)通知：

外貿(mào)業(yè)務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產(chǎn)通知，通知工廠按時生產(chǎn)。

1）如果客戶是L/C付款的，如果是OEM訂單，就是按照客戶的設計，圖紙，或樣品生產(chǎn)的專用貨物，一定要在收到客戶L/C后再和工廠簽訂采購合同并安排生產(chǎn)。

因為OEM的訂單，必須L/C先到，后生產(chǎn)，因為，一旦你先生產(chǎn)了，但是客戶最后沒開了信用證，你這些貨物賣給誰去？但是工廠已經(jīng)生產(chǎn)了，你們必須給工廠貨款，這樣外貿(mào)公司損失就大了。

如果是國內(nèi)廠家自有品牌產(chǎn)品，或者通用標準產(chǎn)品，也就是說，誰都可以買的貨物，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經(jīng)收到。

這是因為，工廠先生產(chǎn)，發(fā)貨前一個月信用證到后安排租船交貨，假如客戶不能開來信用證，反正我們還沒發(fā)貨，至少還可以買給別的進口商。

收到L/C后應業(yè)務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，品名，規(guī)格，價格，等等條款是否和事先的合同，形式發(fā)票相同，特別是交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。

2）如果是T/T付款的客戶，一定要確保30%定金已經(jīng)到賬再安排工廠生產(chǎn)，70%余款已經(jīng)到賬再發(fā)放正本提單給客戶。確認資金已經(jīng)到賬非常重要。

3）如果是放帳客戶，或通過銀行D/P,D/A等方式收匯等，必須得到經(jīng)理確認。

7.驗貨：

1）跟單員要及時跟進工廠備貨情況，并在交貨期前一周，通知公司驗貨員及時到工廠驗貨。

2）如果客人要自己或指定驗貨人員來工廠驗貨，要提前一個月告知客戶必須再那月那天到工廠來驗貨（在交貨期一周前），必須提前約定客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。

3）如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期三周前，或者最晚兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好驗貨時間。確定后再將驗貨時間通知工廠。

8.制備基本文件：

工廠提供的裝箱資料，制作出口外銷合同（報關(guān)用），出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應由業(yè)務部跟單員制作，交給單證員）。

9.商檢：

如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。

而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10.租船訂倉：

1）如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通�？腿藭�指定運輸代理公司或船公司。

應盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。

應在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉委托書，通常在開船一周前可拿到定倉紙（配載通知書）。

2）如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務員通告給客人。

如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周確定定倉，程序同上。

3）如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定拼箱倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關(guān)時間，入倉報關(guān)要求，等內(nèi)容。

4）向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯。

11.安排拖柜：

1）貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準時。

要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。

如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等。

2）傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。

3）要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

4）如果是工廠自己送貨到集裝箱廠長，要事先把貨代公司傳來的配載通知書事前發(fā)給工廠，讓工廠按時按照配載通知書按時送貨。

12.委托報關(guān)：

在工廠自己送貨或拖柜同時將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行（現(xiàn)在都是網(wǎng)上簽約，無紙化報關(guān)），委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。

通常要給報關(guān)留出兩天時間（船截關(guān)前）。委托報關(guān)時，應提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等（這些一般都是貨代和報關(guān)行聯(lián)系安排）。

13．獲得運輸文件：

1）最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補料內(nèi)容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

2）督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內(nèi)容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。

3）及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。（這些都是貨代代理辦理）

14.準備其他文件：

1）商業(yè)發(fā)票：L/C要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格。發(fā)票的日期要確定在L/C開證日之后，交貨期之前。

發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。

如果發(fā)票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。

2）FORM A原產(chǎn)地證書：FORM A原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦。

需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。

不能在發(fā)貨之前辦理的，需要再發(fā)貨后辦理證書的，需要提供報關(guān)單，提單等文件。

經(jīng)香港轉(zhuǎn)運的貨物，F(xiàn)ORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。

3）一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進會辦理，要求低一些�？稍诎l(fā)貨之后不太長的時間內(nèi)補辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。

4）裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內(nèi)辦理。

5）裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的名品，規(guī)格，數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。

按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。

15. L/C收匯：

1）如果是采用L/C收匯，應在信用證規(guī)定的交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴格審單，做到單單相符，單證一致，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

2）采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單或掃描提單正本發(fā)郵件給客人要客人見到提單掃描件或傳真后馬上付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件快遞寄給客人。

3）如果T/T收匯的，要求收全款后才能裝船的，要等收款后再安排出租訂艙和拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16.業(yè)務登記：

每筆出口業(yè)務在完成后要及時做登記，備案存檔，包括電腦登記及書面登記備案，所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用便于以后查詢，統(tǒng)計等。

17.收集信息：

單證員平時應注意收集海運價格變動，船期，航線等信息，為業(yè)務員報價提供幫助。

18.外貿(mào)企業(yè)出口退稅流程

1）上面流程12中報關(guān)行報關(guān)后，海關(guān)放行，貨物離港，海關(guān)通過網(wǎng)絡系統(tǒng)將出口報關(guān)單上報國稅局

2）、 銀行收到客戶的貨款后，銀行通過出口收匯核銷網(wǎng)上報審系統(tǒng)上報外管局=》外管局通過網(wǎng)上系統(tǒng)把這筆貨款收匯核銷信息上報國稅局。

3）到電子口岸可以查出貨物出口報關(guān)單，并打印出來備用。然后根據(jù)報關(guān)單上的品名，數(shù)量，單位，在按照事先和工廠簽訂的購買合同的金額，安排工廠開增值稅發(fā)票。

4）收到工廠增值稅發(fā)票后，在退稅申報網(wǎng)上輸入增值稅發(fā)票號進行認證（如果你們公司沒有這個認證密鑰U盤）那就親自到國稅局去認證。

5）增值稅發(fā)票認證通過后，系統(tǒng)會有反饋確認消息，這樣就可以在退稅申報網(wǎng)上申報退稅了，填寫如下表格：

（1) 外貿(mào)企業(yè)出口退稅進貨明細申報表

（2) 外貿(mào)企業(yè)出口退稅匯總申報表

（3）外貿(mào)企業(yè)出口退稅出口明細申報表

然后上傳給國稅句，等國稅局確認后，把上述三個表格打印出啦，法人簽字，財務負責人簽字，再附上出口發(fā)票副本，報關(guān)單退稅聯(lián)副本蓋上公章，增值稅發(fā)票第二聯(lián)（抵扣聯(lián)）一同用出口企業(yè)貨物退稅憑證裝訂封皮一同訂好，備查。

然后我們就等待退稅退回我們的賬戶了。大約3-4個月吧，大型企業(yè)退稅快，小型企業(yè)退稅慢。

19.外貿(mào)公司出口退稅賬務處理

1、外貿(mào)公司出口退稅（增值稅）核算

外貿(mào)公司出口貨物必須單獨設賬核算購進金額和進項金額，如購進貨物當時不能確定用于出口或內(nèi)銷，一律記入出口庫存賬，內(nèi)銷時從出口庫存賬轉(zhuǎn)入內(nèi)銷庫存賬。

（1）購進出口貨物時，借：庫存出口商品

應交稅金—應交增值稅（進項稅金）

貸：銀行存款（應付賬款）

（2）貨物出口后，根據(jù)征稅率與退稅率的差率，計算征退稅差額及應收出口退稅額

借：主營業(yè)務成本（征退稅差額）

應收出口退稅

貸：應交稅金—應交增值稅（進項稅轉(zhuǎn)出）

—應交增值稅（出口退稅）

（3）收到出口退稅款，借：銀行存款

貸：應收出口退稅

2、外貿(mào)公司出口退稅（消費稅）核算

外貿(mào)公司自營出口應稅消費品，應在應稅消費品報關(guān)出口后向主管退稅的稅務機關(guān)申請退還已納消費稅。

（1）貨物出口后計算應退稅款

借：應收出口退稅（消費稅）

貸：主營業(yè)務成本

（2）收到退回的消費稅款時

借：銀行存款

貸：應收出口退稅（消費稅）

3.例題：某外貿(mào)公司2016年5月從某日用化妝品公司購進出口用化妝品1000箱，取得的增值稅專用發(fā)票注明的價款為100萬元，進項稅額為17萬元，貨款已用銀行存款支付。當月該批商品已全部出口，售價為每箱150美元（假設當日匯率為1美元＝8元人民幣），申請退稅的單證齊全。該化妝品的消費稅稅率為30％，增值稅退稅率為13％。要求計算應退增值稅和消費稅并編制會計分錄。

應退增值稅稅額＝1000000×13％＝130000（元）

轉(zhuǎn)出增值稅額＝170000－130000＝40000（元）

應退消費稅稅額＝1000000×30％＝300000（元）

購進貨物時，借：物資采購1000000

應交稅金──應交增值稅（進項稅額） 170000

貸：銀行存款1170000

貨物入庫時，借：庫存商品——庫存出口商品 1000000

貸：物資采購1000000

出口銷售時，借：應收賬款 USD150X8X1000=1200000

貸：主營業(yè)務收入——出口銷售收入1200000

結(jié)轉(zhuǎn)商品銷售成本，借：主營業(yè)務成本　1000000

貸：庫存商品1000000

進項稅額轉(zhuǎn)出，借：主營業(yè)務成本 40000

貸：應交稅金——應交增值稅（進項稅額轉(zhuǎn)出） 40000

計算出應收增值稅退稅款，借：應收出口退稅130000

貸：應交稅金——應交增值稅（出口退稅） 130000

收到增值稅退稅款時，借：銀行存款130000

貸：應收出口退稅（增值稅） 130000

計算出應收消費稅退稅款，借：應收出口退稅（消費稅）　300000

貸：主營業(yè)務成本300000

收到消費稅退稅款時，借：銀行存款300000

貸：應收出口退稅（消費稅） 300000

瑞豐德永(Richful Deyong)2008年始創(chuàng)于香港，系卓佳(Tricor)集團成員，是亞洲具有領(lǐng)先地位的專業(yè)服務機構(gòu)，在全球21個國家/地區(qū)47個城市設有辦事處，擁有2500多名員工，服務超過30000客戶，1300間香港聯(lián)交所上市公司，500間新加坡和馬來西亞上市公司，名列財富雜志500強企業(yè)超40%及眾多跨國知名公司。